Automatisierte Umwandlung von E-Mails in Faxe
Mail2Fax
Vom E-Mail Postfach direkt aufs Faxgerät
So funktioniert Mail2Fax
Ihre E-Mails werden automatisch umgewandelt, direkt aus Warenwirtschaftssystemen, CRM-Software oder E-Commerce-Plattformen.
1.
Absender einrichten
Einmal registrieren, sicher faxen: Mail2Fax akzeptiert nur Absender, die im Konto hinterlegt sind. Legen Sie Ihr Mail2Fax-Konto an und verwenden Sie dabei Ihre gewünschte E-Mail-Adresse als Kontobezeichnung.
2.
Faxnummer als Zieladresse eintragen
Tragen Sie die Faxnummer als E-Mail-Adresse im Format faxnummer@fax.faxsuite.de ein. Unser System erkennt automatisch, wohin das Fax gesendet werden soll.
Beispiel: 004952516824199@fax.faxsuite.de
3.
Sie entscheiden, was gefaxt wird
Ganz nach Ihren Einstellungen wandelt Mail2Fax Ihre E-Mail in ein Fax um. Nur den Text, nur die Dateianhänge oder beides – Sie haben die Kontrolle.
Noch mehr Komfort
Mit durchdachten Zusatzfunktionen
Mehrere Empfänger gleichzeitig
Versenden Sie eine E-Mail an mehrere Fax-Empfänger – ganz einfach über CC, BCC, Kommata oder Semikolon getrennte Adressen. Unser System erstellt automatisch für jeden Empfänger einen eigenen Mail2Fax-Auftrag.
Versandstatus und Benachrichtigungen
Immer auf dem aktuellen Stand: Sie werden sofort über den Abschluss Ihrer Faxaufträge und deren Ergebnisse benachrichtigt.
Verschlüsselte Übertragung
Für maximale Datensicherheit senden Sie Ihre E-Mail sicher und verschlüsselt an uns. Verwenden Sie dazu Ihren PGP- oder S/MIME-Schlüssel.
Verschiedene Formatoptionen
Sie bestimmen, was gefaxt wird: Text, Anhang oder beides – individuell einstellbar.
Parameter-Steuerung
Gestalten Sie Ihre Faxe individuell – über Parameter im Mail2Fax-Konto, im E-Mail-Header oder in der Betreffzeile.
Authentifizierungs-Schlüssel
Mit einem individuellen MD5-Key senden Sie Faxe von jeder E-Mail-Adresse.
Einfach, sicher, effizient
Faxversand direkt aus dem E-Mail-Postfach
Mit Mail2Fax versenden Sie Faxe direkt aus Ihrem E-Mail-Postfach – ganz ohne Faxgerät, Softwareeinstellungen oder technischen Aufwand. Einfach E-Mail schreiben, Anhang hinzufügen – unser System erledigt den Rest.
So integrieren Sie den Faxversand nahtlos in Ihren Arbeitsalltag und sparen dabei wertvolle Zeit und Kosten.
Bei der Einrichtung von Mail2Fax begleite ich Sie sehr gerne persönlich.
Franceska Maj
Jetzt beraten lassen
Schnell, unverbindlich und direkt mit unseren Experten.
Volle Kostenkontrolle
Faxsuite schon ab 9.90* netto/Monat
- 180 Standardfaxseiten im Kalendermonat: zuverlässig und ohne Zusatzkosten
- Bis zu 10 Benutzer verwalten: ideal für Teams, ohne Mehrkosten.
- Verwalten Ihrer Faxempfangsrufnummern: professionell kommunizieren, flexibel bleiben.
Staffelpreise
Personalisierung
* Hinweise zur Preisübersicht:
- Die angegebenen Preise verstehen sich netto zzgl. der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.
- Alle Faxe werden in hoher Auflösung verschickt.
- Die Preise entsprechen einer Standardfaxseite.
- Bei umfangreich gestalteten Faxvorlagen, die die Sendedauer einer Standardfaxseite (60 Sekunden) überschreiten, kann ein Preisaufschlag erhoben werden.
Von Sicherheit bis Kosten
Häufige Fragen direkt beantwortet
Noch etwas unklar? Für Ihre Fragen nehmen wir uns Zeit – rufen Sie gern an.
Wie funktioniert Mail2Fax?
Erstellen Sie einmalig ein Mail2Fax-Konto mit der E-Mail-Adresse, von der Sie versenden möchten. Dann können Sie loslegen. Senden Sie eine E-Mail an die Adresse im Format faxnummer@fax.faxsuite.de. Je nach Einstellung Ihres E-Mail-Kontos werden die gewünschten Inhalte als Fax versendet.
Das häufigste Faxformat ist "PDF-Anhänge".
Welche Bestandteile meiner E-Mail werden als Fax versendet?
Sie können in Ihrem Mail2Fax Account festlegen, welche Bestandteile Ihrer E-Mail (Faxformat) als Fax versendet werden sollen.
Zur Auswahl stehen:
- PDF-Anhänge
- benutzerdefiniert (Hier können Sie Ihre Faxinhalte individuell zusammenstellen)
(Deckblatt, Mailtext, Anhänge)
Weitere Informationen zum Faxformat finden Sie auf unserer Hilfeseite https://hilfe.faxverteiler.com/mail2fax-faxformat/
Wir haben viele Mitarbeiter. Muss ich für jeden Mitarbeiter ein Mail2Fax-Konto einrichten?
Nicht unbedingt. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Mail2Fax-Konten effizient für größere Teams effiziet einzurichten:
- Catchall-Mail2Fax-Konto (für einheitliche Einstellungen)
Wenn alle Mitarbeiter die gleichen Einstellungen verwenden sollen (z. B. identische Absenderkennung, Benachrichtigung etc.), können wir für Sie ein Catchall-Mail2Fax-Konto einrichten. Damit werden automatisch alle E-Mail-Adressen einer bestimmten Domain (z. B. *@ihr-unternehmen.de) für den Mail2Fax Versand freigeschaltet – ganz ohne Einzelerfassung. Das spart Zeit und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. - Import per Excel-Liste (für individuelle Einstellungen)
Benötigen einzelne Mitarbeiter unterschiedliche Einstellungen, können Sie uns einfach eine Excel-Liste mit den gewünschten Kontodaten (z. B. E-Mail, Absenderkennung, Benachrichtigungsadresse etc.) zur Verfügung stellen. Wir übernehmen den Import direkt in Ihr Faxsuite-Konto – schnell und unkompliziert. - Konto duplizieren (für ähnliche Benutzerkonten)
Für neue Mitarbeiter mit ähnlichen Einstellungen gibt es im Bereich „Konto bearbeiten“ die praktische Funktion „Konto duplizieren“.
Damit können Sie bestehende Konten ganz einfach kopieren und nur die Felder anpassen, die sich unterscheiden.
Welche Dateiformate kann ich als Anhang versenden?
Sie können folgende gängige Formate als Faxanhang verwenden:
- TIFF
- GIF
- PNG
Wie muss die Faxnummer bei Mail2Fax aufgebaut sein?
Damit Ihr Fax über Mail2Fax korrekt zugestellt wird, geben Sie die Faxnummer im Format faxnummer@faxsuite.de an – zum Beispiel: 089123456@faxsuite.de
Bitte beachten Sie dabei folgende Hinweise:
- Bindestriche oder Leerzeichen können eingegeben werden – sie werden automatisch herausgefiltert.
- Buchstaben sind nicht erlaubt.
- Für nationale Faxe innerhalb Deutschlands genügt die normale Rufnummer mit führender 0 – z. B. 089123456@faxsuite.de.
- Die Ländervorwahl ist standardmäßig 0049 (Deutschland) – sie muss bei Faxen innerhalb Deutschlands nicht angegeben werden.
- Wenn Sie Faxe ins Ausland versenden möchten, können Sie:
- entweder die Ländervorwahl manuell mit angeben (z. B. 0033123456789@faxsuite.de für Frankreich),
- oder in Ihrem Mail2Fax-Konto Ihre eigene Ländervorwahl anpassen, damit internationale Rufnummern korrekt interpretiert werden.
So stellen Sie sicher, dass Ihre Faxe zuverlässig und korrekt versendet werden – egal ob national oder international.
Kann ich meine Mail2Fax E-Mail auch verschlüsselt versenden?
Ja, der Versand Ihrer E-Mail an unseren Mail2Fax-Server kann verschlüsselt erfolgen, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen:
- TLS (Transport Layer Security): Wenn Ihr E-Mail-Provider TLS unterstützt, wird Ihre E-Mail automatisch verschlüsselt übertragen.
- PGP und S/MIME: Auch eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit PGP oder S/MIME ist möglich. In diesem Fall muss Ihr öffentlicher Schlüssel vorab in Ihrem Faxsuite-Konto unter dem Menüpunkt „Schlüsselverwaltung“ hinterlegt werden.
Die verschlüsselte E-Mail wird auf unserem Server entschlüsselt, in ein Fax umgewandelt und anschließend an den gewünschten Empfänger versendet – sicher, datenschutzkonform und zuverlässig.
Wie sehe ich, ob mein Fax erfolgreich versendet wurde?
Den Versandstatus Ihres Faxes können Sie auf mehreren Wegen einsehen:
- Per E-Mail-Benachrichtigung: Nach dem Versand erhalten Sie automatisch eine Info an die E-Mail-Adresse, die in Ihrem Mail2Fax Konto als Benachrichtigungsadresse hinterlegt ist.
- In der Faxsuite unter „Mail2Fax – Auftragsübersicht“: Hier haben Sie jederzeit Zugriff auf den aktuellen Versandstatus und können bei Bedarf die Versandberichte herunterladen.
